Deelnemersreglement Vlaams IJ 2024/2025
1
1.1 De inschrijving voor het Vlaams IJ loopt tot en met het weekend van 19-20 oktober 2024 via de website www.vlaamsimprojuweel.be.
1.2 Een team is pas ingeschreven als we het inschrijvingsgeld van €450 ontvangen hebben.
Voor dit inschrijvingsgeld krijg je:
- minstens 4 impro-matchen voor je team (max. 4 spelers op het podium)
- 2 maaltijden per dag (ontbijt en lunch) + snacks tussendoor
- doorlopend water, koffie en thee
- kans om het allereerste Vlaamse Impro Juweel te winnen
- een uniek aandenken
* Een team bestaat minimum uit 4 en maximum uit 6 personen. Dit is inclusief eventuele coaches en begeleiders.
1.3 Teams, op de wachtlijst, die later vernemen dat zij deel mogen nemen, krijgen twee weken de tijd na deze melding, om de deelnemersbijdrage te voldoen.
1.4 De officiële inschrijvingstermijn eindigt op 19 oktober 2024 om 12:00. Teams die zich na 1 december 2024 willen inschrijven dienen dit in overleg met de organisatie te doen.
1.5 Een vereniging, collectief of groep mag maar met één team inschrijven. De organisatie streeft er naar om zoveel mogelijk verschillende verenigingen of groepen te laten deelnemen. Als blijkt na de inschrijving dat dit niet het geval is, kunnen beide ingeschreven teams worden uitgesloten van deelname. Bij twijfel wordt door de organisatie contact opgenomen met de teams en dienen deze aantoonbaar te maken dat zij zich houden aan het reglement. Dit altijd ter beoordeling door de organisatie.
1.6 Mochten er 19 oktober 2023 om 12:00, meer dan geldige inschrijvingen dan plekken zijn, dan wordt er geloot wie er geplaatst is. Dit op een dan te bepalen datum, houd de website in de gaten. Ook de volgorde van de wachtlijst wordt in deze loting bepaald. Teams die na 19 oktober 2023 om 12:.00 inschrijven, worden geplaatst voor het toernooi of naar de wachtlijst verwezen op basis van de volgorde van inschrijving.
1.7 Bij annulering tot 1 december 2024 krijg je de deelnemersgelden terug, vanaf 1 januari 2025 wordt er 25 euro in rekening gebracht.
1.9 Een teamlid afmelden kan tot 1 januari 2025. Na deze datum krijg je geen geld terug. Wel mag je een vervangend teamlid sturen, mits je daarmee blijft voldoen aan het deelnemersreglement.
2
2.1 Een speler kan slechts voor één team uitkomen. Alle namen worden op het deelnameformulier gevraagd na inschrijving.
2.2 Een team bestaat uit minimaal vier en maximaal zes spelers.
2.3 Tijdens een wedstrijd stelt een team vier spelers op.
2.4 Een speler mag tijdens het toernooi vervangen worden, mits de oude speler zijn of haar bandje inlevert en afziet van de privileges behorende bij het bandje. De nieuwe speler krijgt, bij het inleveren van het bandje van de oude speler, een nieuw bandje. De samenstelling van het team dient dan nog te voldoen aan het deelnemersreglement.
3
3.1 Het winnende team wordt bepaald door wedstrijden en finales. zie wedstrijdformat.
Alle teams dienen op beide dagen aanwezig te zijn.
3.2 Bij geschillen beslist de organisatie.
3.3 Winnende teams hebben de verantwoordelijkheid om goed te zorgen voor de wisseltrofee. De winnaar draagt zelf zorg voor het plaatsen van hun naam op de trofee.
4
4.1 Spelers en bezoekers wonen het toernooi bij op eigen risico. De organisatie is niet verantwoordelijk voor enige vorm van lichamelijk of geestelijk letsel als gevolg van een bezoek of deelname.
4.2 De organisatie is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade aan eigendommen en/of goederen van de spelers of bezoekers.
4.3 De organisatie is niet aansprakelijk voor het zoekraken en/of diefstal van eigendommen van de spelers of bezoekers.
4.4 Drugsgebruik wordt niet toegestaan.
4.5 Afwijkingen op het reglement kunnen voorkomen in overleg met de organisatie. De organisatie beslist.
4.6 Voor een ordentelijk verloop van het toernooi en de veiligheid dienen deelnemers ten allen tijde aanwijzingen van locatiemedewerkers, organisatie en vrijwilligers op te volgen.
4.7 Het is verboden om reclame te maken voor je eigen groep of bedrijf. Dit kan natuurlijk wel als je wilt sponsoren. Neem hiervoor contact op met de organisatie.
Gebruik van gegevens
- Door inschrijving geeft het volledige team toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van communicatie rondom het toernooi. Daarnaast wordt het team het jaar erop attent gemaakt wanneer de inschrijving start. Persoonlijke informatie wordt nooit gedeeld met derde partijen. Mocht je in de toekomst geen informatie meer willen ontvangen over het toernooi, dan kan je dit kenbaar maken bij de organisatie.
- Tijdens het toernooi worden er foto’s gemaakt. Deze foto’s kunnen geplaatst worden op de website, het programmaboekje en/of social media en op de website van de fotograaf. Mocht je bezwaar hebben tegen het plaatsen van één van de foto’s, maak dit dan kenbaar bij de organisatie. De foto zal dan worden verwijderd.
5
5.1 In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien beslist het Vlaams IJ.
5.2 De klant is verplicht zich te houden aan de voorschriften (waaronder huisregels) en/of aanwijzingen van het Vlaams IJ de exploitanten van de plaats waar het evenement wordt gehouden, het ordepersoneel (beveiliging), de brandweer en andere bevoegden. Indien er op de plaats van het evenement een rookverbod van kracht is, dan geldt dit verbod ten aanzien van alle rookwaren.
5.3 Bij overtreding door de klant van (één of meer van) de bepalingen zoals genoemd in deze algemene voorwaarden is het Vlaams IJ gerechtigd het deelnemersticket ongeldig te maken of klant de (verdere) toegang tot het evenement te weigeren zonder dat de klant recht heeft op restitutie van het bedrag dat hij voor het toegangsbewijs (waaronder begrepen servicekosten) heeft voldaan. Houders van ongeldig gemaakte toegangsbewijzen hebben geen recht op restitutie of compensatie anderszins.
5.4 het Vlaams IJ behoudt zich het recht voor de klant de (verdere) toegang tot het evenement te ontzeggen of van de plaats waar het evenement plaatsvindt te verwijderen indien het Vlaams IJ dit redelijkerwijs nodig acht ter handhaving van de rust en orde tijdens het evenement.
5.5 Ingeval van overmacht in de ruimste zin des woords, waaronder in dit verband mede begrepen ziekte en/of afzegging van de artiest(en), stakingen, brand, slechte weersomstandigheden, epidemieën et cetera heeft het Vlaams IJ het recht het evenement te verschuiven naar een latere datum of het evenement te annuleren.
5.6 Indien het evenement als gevolg van of in verband met overmacht door het Vlaams IJ wordt geannuleerd voordat het is aangevangen, zal het Vlaams IJ uitsluitend verplicht zijn aan de klant de vergoeding te restitueren die vermeld staat op het toegangsbewijs, of bij gebreke daarvan de vergoeding (uitgezonderd servicekosten) welke de klant via het officiële (voor)verkoopadres als bedoeld in artikel 1.2 heeft betaald. Indien een evenement als gevolg van of in verband met overmacht moet worden geannuleerd nadat het is aangevangen, zal het Vlaams IJ slechts gehouden zijn tot restitutie van een door haar vast te stellen gedeelte van de vergoeding die vermeld staat op het toegangsbewijs, of bij gebreke daarvan de vergoeding (uitgezonderd servicekosten) welke de klant via het officiële (voor)verkoopadres heeft betaald.
5.7 Indien het evenement als gevolg van of in verband met overmacht door het Vlaams IJ wordt verschoven naar een andere datum blijft het toegangsbewijs geldig voor de nieuwe datum waarop het evenement zal plaatsvinden. Mocht de klant het evenement op de nieuwe datum niet kunnen of willen bezoeken dan is hij gerechtigd zijn toegangsbewijs in te leveren bij het Vlaams IJ tegen restitutie van de vergoeding welke op het toegangsbewijs is vermeld, of bij gebreke daarvan de vergoeding (uitgezonderd servicekosten) welke de klant via het officiële (voor)verkoopadres heeft betaald. Deze restitutie zal alleen plaatsvinden indien de klant tijdig een geldig en onbeschadigd toegangsbewijs aan het (voor)verkoopadres overlegt.
5.8 Het Vlaams IJ is het recht voorbehouden om, indien noodzakelijk, een programmawijziging door te voeren. Het streven is altijd om in dit geval een soortgelijk programma aan te bieden.
Aanvangstijden zoals onder andere vermeld op toegangsbewijzen zijn onder voorbehoud. De klant is gehouden om regelmatig te controleren (via de website of andere communicatiekanalen van het Vlaams IJ of de aanvangstijd ongewijzigd is.
Op deze algemene voorwaarden en op iedere overeenkomst die tussen de klant en het Vlaams IJ bestaat is Belgisch recht van toepassing.